Privacy

Deze website wordt beheerd door HUISMERK, een handelsnaam van ROMEO Serviceproviding BV en is geregistreerd in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 62988077. We leggen je hier graag uit hoe wij om gaan met jouw persoonsgegevens.

Hoe gaan wij om met persoonsgegevens?

Huismerk gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens, onder andere door de naleving en verwerking van persoonlijke gegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG) en de Gedragscode Verwerking Persoonsgegevens Financiële Instellingen. Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die via eventuele links op deze website kunnen worden bezocht.

Van welke categorieën van betrokkenen verwerken wij persoonlijke gegevens?

  • Websitebezoekers
  • Werknemers / medewerkers
  • Medewerkers van bij ons aangesloten kantoren
  • Medewerkers van leveranciers en/of business partners
  • Aanvragers van hypotheken en andere financiële producte

Welke categorieën persoonsgegevens verwerken wij?

Websitebezoekers:

  • Contactgegevens die achtergelaten worden om terug te bellen of informatie per e-mail te ontvangen.

Werknemers:

  • contactgegevens
  • financiële gegevens
  • medische gegevens (zoals ziekteverzuim)
  • speciale persoonsgegevens (BSN)

Aangesloten kantoren:

  • contactgegevens
  • ID (beleidsbepalers)

Business partners en leveranciers:

  • contactgegevens
  • communicatie/e-mails

Aanvragers van hypotheken en andere financiële producten:

  • contactgegevens
  • financiële gegevens (o.a. inkomen, vermogen, pensioen, verzekeringen)
  • gegevens over woonsituatie
  • gegevens over gezinssituatie
  • arbeidsrechtelijke gegevens
  • belastinggegevens
  • speciale persoonsgegevens (BSN)
  • correspondentie

Voor welke doeleinden en op basis van welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

Websitebezoekers

Huismerk verkrijgt en bewaart beperkte informatie van bezoekers wanneer zij onze website gebruiken. De informatie die wij gebruiken voor functionele of analytische doeleinden kun je vinden in ons cookiebeleid. We houden geen specifieke persoonsgegevens bij (bijvoorbeeld je naam, e-mailadres en dergelijke), tenzij je daarvoor kiest en deze informatie specifiek vermeldt, bijvoorbeeld in het klachtenformulier of als je contact met ons wenst.

Werknemers

We verwerken alleen de persoonsgegevens die nodig zijn om als goed werkgever te kunnen opereren. Dit houdt in dat we aan onze arbeidsrechtelijke en wettelijke verplichtingen moeten voldoen en deze nodig hebben voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst. Ook hebben we voor een aantal zaken een legitiem belang, zoals evt. dieetwensen en gebruik van afbeeldingen van medewerkers. Bij twijfel vragen we om toestemming voor het gebruik van bepaalde persoonsgegevens (bijv. informatie op ons smoelenboek).

Medewerkers van bij ons aangesloten kantoren

We verwerken slechts contactgegevens (e-mail, telefoonnummer) voor zover deze benodigd zijn om te informeren en uitvoering te geven aan de samenwerkingsovereenkomst. We informeren over nieuwtjes en nieuwe diensten, updates en andere relevante zaken die doelbinding hebben met onze diensten.

Medewerkers van leveranciers en/of business partners

We verwerken slechts contactgegevens (e-mail, telefoonnummer) voor zover deze benodigd zijn om te informeren en uitvoering te geven aan de overeenkomst. We gebruiken de contactgegevens bij vragen, hulp of een verzoek tot ondersteuning. Ook informeren we over nieuws, events of relevante onderwerpen die doelbinding hebben met onze diensten.

Aanvragers van hypotheken en andere financiële producten

We kunnen bij Huismerk persoonsgegevens van aanvragers alleen inzien voor de uitvoering van een bemiddelingsovereenkomst met diverse aanbieders, zoals hypotheekverstrekkers en verzekeraars of op basis van een samenwerkingsovereenkomst met een aangesloten advieskantoor.

Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen je persoonsgegevens met diverse partijen bij de uitvoering van onze overeenkomsten en wettelijke verplichtingen.

 

Websitebezoekers

De persoonsgegevens worden alleen gebruikt voor het informeren over onze diensten en/of het beantwoorden van je vraag. Als het voor de beantwoording van je vraag nodig is, kunnen we je e-mailadres mogelijk delen met deze derde.

 

Werknemers

We delen (vaak slechts een beperkt deel van) de persoonsgegevens met de volgende partijen:

  • Belastingdienst
  • Arbodienst
  • Accountant
  • Salarisverwerker(s)
  • Business Partners (zakelijk mailadres, gsm)
  • Pensioenuitvoerder, verzekeraar(s) & -adviseur
  • Leasemaatschappij

 

Medewerkers van bij ons aangesloten kantoren

We delen de ontvangen contactgegevens van medewerkers niet met derden. Deze worden louter verwerkt voor intern gebruik binnen de relatie en dienstverlening met het aangesloten advieskantoor. In het kader van klachtbehandeling, procedures en/of eventuele toezichtmaatregelen kan het noodzakelijk zijn om de gegevens te delen met derden. In dat geval zullen we betrokkenen hierover informeren.

 

Medewerkers van leveranciers en/of business partners

We delen de persoonsgegevens van medewerkers niet met derden, behoudens en voorzover dit benodigd zou zijn voor de uitvoering van de overeenkomst en/of doelbinding heeft met de beschikbaarstelling van de contactgegevens.

 

Aanvragers van hypotheken en andere financiële producten

We bieden aangesloten kantoren bij Huismerk toegang tot meerdere geldverstrekkers. De persoonsgegevens in aanvragen voor financiële producten kunnen door Huismerk worden gedeeld met:

  • Geldverstrekker(s) en/of aanbieder van het financiële product dat door de adviseur in de aanvraag is opgenomen
  • De mid-office serviceorganisatie(s) die de adviseur heeft geselecteerd
  • De mid-office serviceorganisatie(s) aan wie de betreffende geldverstrekker werkzaamheden heeft uitbesteed, zoals MO.servicing, Stater of Quion
  • ICT-dienstverleners van Huismerk
  • Klachtencoördinator van de geldverstrekker(s) en/of aanbieder van het financiële product
  • Toezichthouder(s), voor zover wettelijk benodigd voor het toezicht

Hoe beveiligen wij je persoonsgegevens?

Wij hanteren een streng (informatie)beveiligingsbeleid om ervoor te zorgen dat je gegevens zijn beveiligd tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Het beveiligingsbeleid en -standaarden worden regelmatig aangepast aan nieuwe regelgeving en ontwikkelingen. Om gegevens te beveiligen nemen wij passende fysieke, technische en organisatorische maatregelen. Medewerkers worden gescreend en zijn tot geheimhouding verplicht. Je persoonsgegevens zijn intern alleen in te zien door medewerkers die je gegevens nodig hebben om op juiste wijze uitvoering te geven aan de doelen zoals hierboven omschreven in de paragraaf ‘Voor welke doeleinden en op basis van welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?’. Als wij gebruik maken van derde partijen bij de verwerking van persoonsgegevens dan controleren wij of die partij beschikt over een adequaat beveiligingsniveau.

Mocht er ondanks de strenge beveiliging toch iets misgaan, dan lossen wij het incident zo snel miogelijk op en nemen maatregelen om herhaling uit te sluiten. Datalekken die leiden tot een risico voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, melden wij zonder onredelijke vertraging bij de verwerkingsverantwoordelijke. Als we zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn melden we dit bij betrokkenen en bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Verwerking binnen de EER

We verwerken persoonsgegevens binnen de EER.

Inzage, correctie en verwijdering van uw persoonsgegevens

Iedere betrokkene wiens persoonsgegevens wij verwerken kan per e-mail verzoeken om inzage in zijn/haar persoonsgegevens te krijgen, te corrigeren of bepaalde gegevens te laten verwijderen.

Je kunt dit verzoek kenbaar maken aan privacy@romeofd.nl. Binnen 4 weken na ontvangst van je verzoek ontvang je een reactie. Indien we je persoonsgegevens verwerken voor een andere verwerkingsverantwoordelijke, dan wijzen we je daarop of sturen je verzoek door naar die partij.

Contactgegevens voor verwerking van persoonsgegevens

Huismerk

T.a.v. Privacy officer

Nieuwe Steen 5

1625 HV Hoorn (NH)

privacy@romeofd.nl

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring is onderhevig aan wijzigingen ten gevolg van wetsaanpassingen of veranderingen in onze bedrijfsvoering. Wij raden je daarom aan om deze webpagina regelmatig te lezen en te controleren of onze privacyverklaring is gewijzigd. Heb je vragen over deze verklaring of over de verwerking van je gegevens, neem dan contact met ons op.

 

Laatste wijziging: 6 oktober 2023